회계팀 사내 소통법 (+ 사내 현업 협조 요청 꿀팁)

회계팀에서 일하다 보면 필연적으로 현업 부서와 사내 갈등에 부딪힐 수밖에 없다. 
현업은 사업 진행을 위해 돈을 '쓰는' 쪽이고, 
우리는 돈이 제대로 쓰였는지 '세는' 쪽이기 때문이다. 
이 근본적인 차이 때문에 실무에서는 예상치 못한 갈등이 자주 발생한다.
이 갈등을 어떻게 회계팀 입장에서 풀어 나가면 좋을지 살펴보자.

1. 현업은 속도를, 회계는 원칙을 본다

현업 부서, 특히 영업이나 마케팅팀은 ‘타이밍’이 생명이다.
좋은 계약을 따내거나 시급한 마케팅을 집행해야 하는데, 회계팀이 규정’을 들먹이며 제동을 걸면 그들은 답답할 수밖에 없다.

가장 흔한 갈등은 증빙의 문제다.

“팀장님, 이번에 중요한 미팅이 있어서 법인카드로 결제했는데 영수증을 잃어버렸습니다. 대충 이렇게 처리하면 안 될까요?”

회계팀은 이렇게 말한다.

“규정상 안됩니다”

현업 입장에서는 이런 답을 들으면 너무나 답답할 것이다. 금액이 크지 않거나, 이미 돈은 나갔으니 어떻게든 ‘처리’하고 싶을 것이다.

하지만 우리에게는 세법과 내부 통제 규정이 있다.

적격 증빙 없는 지출은 세무상 불인정될 뿐만 아니라, 내부 통제의 허점이 된다.
우리는 단순히 ‘영수증 하나’를 요구하는 것이 아니라, 회사의 재무 건전성을 지키는 게이트키퍼 역할을 하는 것이다.
이 간극이 서로에게 스트레스로 다가온다.

현업의 상황도 알고 처리해주고 싶지만 그럴 수 없는 마음을 알아 줄수는 없을까?

2. 마감 시간, 양 팀의 전쟁터

또 하나는 결산 마감 시기다. 우리는 매월 정해진 D+3일에 모든 숫자를 확정해야 한다.
그런데 꼭 미리 공지한 결산마감일 오후 늦게, 심지어 비용마감일 이후에 ‘이번 달 비용 처리 못 한 것’이라며 급하게 오는 사람이 반드시 있다.

솔직히 우리 입장에서는 화가 난다.
그들의 늦장 처리 때문에 우리가 한번 했던 일을 두번 해야하며, 다른 팀에게도 다시 양해를 구해야 하기 때문이다.
이는 단순한 추가 작업이 아니라, 결산의 정확성과 신뢰도에 영향을 미치는 일이다.

하지만 생각해보면, 현업도 우리와 똑같이 자신의 업무에 바빴을 것이다. 중요한 것은 이 갈등을 어떻게 줄이느냐이다.

3. 갈등을 줄이는 현업 협조 요청 요령

이러한 충돌을 겪으며 깨달은 것은, 단순히 ‘규정이니까 안 된다’고 말하는 것은 최악의 방법이라는 것이다.

(1) ‘안 되는 이유’와 ‘대안’을 함께 제시해야 한다:

“이 영수증으로는 세무상 접대비로 인정받지 못하고 회사가 세금을 추가로 내야 합니다.
하지만 만약 개인카드로 결제하시고 이 자료를 첨부하시면, 회사 비용으로 인정받을 수 있습니다.”

이렇게 현업에게 돌아올 실질적인 불이익과 규정 내에서 문제를 해결할 수 있는 대안을 명확히 알려줘야 한다.

(2) 규정을 ‘교육’이 아닌 ‘파트너십’의 관점으로:

회계팀은 현업을 ‘가르치는 선생’이 아니라, 현업이 사업을 안전하고 효율적으로 할 수 있도록 ‘돕는 파트너’여야 한다.

규정을 설명할 때도 딱딱한 조문 대신, “OO팀이 이번 사업에서 절세 혜택을 놓치지 않으려면 이렇게 해주셔야 합니다”와 같이 현업의 이익에 초점을 맞춰 설명하는 것이 효과적이다.

(3) 마감 전 필수 사전 안내:

매번 마감 때마다 전쟁을 치르기보다, 마감 3일 전쯤에는 주요 현업 부서에 “이번 달 비용 마감은 XX일 17시입니다.

이후 접수 건은 다음 달로 이월됩니다.”라고 반드시 미리 공지해야 한다.

p.s. 현업 분들 도와주세요… 공감이나 댓글 부탁드립니다.